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Un ufficio amministrativo di notte, una scrivania illuminata tra scrivanie al buio, con fatture e calcolatrice.

18:40 · ultimo giorno lavorativo del mese

Il back office che chiude il mese senza affanno.

Incassi, riconciliazioni e documenti ogni giorno, con una coda solo per ciò che esce dalla regola.
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Foto generata con IA.

Amministrazione

Se questa è la routine della tua azienda

  1. A fine mese si corre per riconciliare e sollecitare i pagamenti.
  2. Lo stesso dato viene inserito in tre sistemi diversi.
  3. I documenti arrivano via e-mail e qualcuno li ricopia a mano.
  4. Gli incassi slittano perché nessuno ha visto la scadenza.

Scena · 18:40

Cosa succede alle 18:40

A fine giornata l’agente sollecita il pagamento su WhatsApp, arriva il Pix (il pagamento istantaneo brasiliano) e l’incasso si registra da solo. Nel pannello, gestionale ed estratto conto si incrociano riga per riga e si accende solo la differenza, perché una persona la controlli.

Amministrazioneonline
  1. Azienda: Buonasera! La rata di settembre scade oggi. Le invio il codice Pix da copiare e incollare e il bollettino.18:31
  2. Cliente: Ho appena pagato con Pix.18:36
  3. Azienda: Ricevuto, grazie. Il pagamento è già registrato e le ho mandato la ricevuta via e-mail.18:37

Scena illustrativa, con dati sintetici.

Il back office che chiude il mese senza affanno

Cosa ti consegna ZexIA

Per l’amministrazione e il back office, ZexIA costruisce automazioni che gestiscono incassi, riconciliazioni e documenti ogni giorno, con una coda delle eccezioni in cui una persona risolve ciò che esce dalla regola. I sistemi si parlano senza reinserire i dati a mano, e la chiusura del mese diventa un controllo invece di una corsa contro il tempo, con tracciamento completo.

  • Il documento che si scrive e si legge da solo

    Contratto pronto in Word a partire dal CRM, referto che diventa dato strutturato con revisione umana, riunione che diventa verbale e report direzionale settimanale.

    Contratti, referti e verbali arrivano pronti da rivedere, non da scrivere da zero.

    Sotto il cofano: Estrazione con soglia di affidabilità, trascrizione con separazione dei parlanti, generazione di DOCX e PDF

  • Il gestionale su misura per la tua operatività

    CRM per più punti vendita, portali per clienti e partner, piattaforme di formazione e SaaS con dati separati per cliente, LGPD (la legge brasiliana sulla protezione dei dati), audit e migrazione dell’intero storico.

    Dati separati per cliente, accessi controllati e tracciamento completo.

    Sotto il cofano: Next.js, React, Supabase con RLS, crittografia AES-256-GCM

  • I sistemi si parlano, nessuno ridigita i dati

    Integra CRM, incassi, firma elettronica, e-mail, agenda, annunci e WhatsApp, con automazioni che gestiscono gli errori e avvisano quando qualcosa non va.

    Il dato si inserisce una volta sola e arriva a tutti i sistemi.

    Sotto il cofano: n8n, Kommo, Asaas, ZapSign, Resend, Google e Microsoft 365, Meta Lead Ads

Come funzionain sintesi
  1. WhatsApp ufficialeIl numero della tua azienda.
  2. AgenteCon la memoria della conversazione e le regole dell’azienda.
  3. IntegrazioniCRM, incassi, agenda ed e-mail.
  4. Database con dati isolatiSeparati per cliente, con tracciamento completo.
  5. PannelloFunnel e numeri per il responsabile.

Prima di cominciare

Quando ha senso, e quando no

Ha senso quando

  • L’amministrazione ripete le stesse attività ogni giorno o ogni mese.
  • Ci sono più sistemi che non si parlano tra loro.
  • Documenti e bollettini arrivano in grandi volumi.

Non ha senso quando

  • Il volume è basso e il commercialista ci sta dentro senza fatica.
  • La richiesta è una consulenza contabile o fiscale: questo non lo facciamo.

In produzione

Un caso simile, in un altro settore

Pubblichiamo i numeri solo con l’autorizzazione scritta del cliente.

Chiusura del mesericonciliazione
  • Fattura 09121.240,00 €riconciliata
  • Bonifico 3381860,00 €riconciliato
  • Fattura 44713.115,40 €differenza di 12,40 €
  • Fattura 09152.090,00 €riconciliata
Coda delle eccezioni

Una differenza da verificare. Il resto quadra già con l’estratto conto, senza ridigitare nulla.

Giuridicostudio legale a Ribeirão Preto

Il recupero crediti esce dal foglio di calcolo.

In uno studio legale, il recupero crediti di un cliente aziendale passava da e-mail, fogli di calcolo e cartelle sparse. Oggi gira su portali per il recupero stragiudiziale e per la parte finanziaria, con i dati separati per azienda.

Vedi il caso

Domande frequenti

Quello che ogni imprenditore chiede.

L’automazione registra i pagamenti da sola?

Solo ciò che le regole dell’azienda permettono. Quello che esce dalla regola finisce in una coda delle eccezioni, e decide una persona.

Funziona con la banca e il gestionale che usiamo già?

Sì, tramite integrazione con il gestionale, il sistema di incasso, la firma elettronica e l’e-mail. La regola è che l’automazione lavori dove il team lavora già.

Come funziona il tracciamento per gli audit?

Ogni azione automatica resta registrata, con cosa è stato fatto, quando e in base a quale regola, perché il team e il revisore possano controllare.

Da dove si comincia?

Da una call di 40 minuti, gratuita. Se ha senso andare avanti, la Diagnosi delle opportunità di IA, a pagamento, mappa la chiusura del mese e indica cosa automatizzare per primo.

Call di 40 minuti, gratuita

In 40 minuti, scopri dove l’IA rende nella tua azienda.

Se ha senso andare avanti, il passo successivo è la Diagnosi delle opportunità di IA, un servizio a pagamento, con report, indicatori e ritorno stimato.